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  • AutorenbildZeev Rosenberg

Der Blog zum Sonntag - Zukunftstrends im Hotel-Einkauf: Digitalisierung und Nachhaltigkeit



 

In der dynamischen Welt der Hotellerie und Gastronomie ist der Einkauf nicht nur eine Notwendigkeit, sondern auch eine strategische Komponente, die über Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens entscheiden kann. Angesichts steigender Kosten und des wachsenden Wettbewerbsdrucks suchen viele Hotels nach effizienteren Lösungen für ihre Einkaufsprozesse. Die Antwort liegt in der Digitalisierung, der Nutzung von Künstlicher Intelligenz (KI), der Bildung von Einkaufsgemeinschaften und der Implementierung von Nachhaltigkeitspraktiken.

 

Zentrale Verträge und Einkaufsgemeinschaften

Viele Hotels und Gastronomiebetriebe haben die Vorteile zentraler Verträge erkannt und sich zu Einkaufsgemeinschaften zusammengeschlossen. Diese Gemeinschaften ermöglichen es den Mitgliedern, in größerem Umfang einzukaufen und dadurch bessere Konditionen und Rabatte zu erzielen. Beispielsweise haben sich führende Hotelgruppen in Israel eigene Einkaufsgesellschaften gegründet, um ihre Einkaufsmacht zu bündeln und Kosten zu senken. Organisationen wie Progros und die HGK sind Pioniere in diesem Bereich, die zentralisierte Beschaffungslösungen bieten, welche die Kosten deutlich reduzieren und die Effizienz steigern.

 

Künstliche Intelligenz und Digitalisierung

Die Integration von KI in den Einkaufsprozess transformiert die traditionellen Methoden. KI-Systeme können große Datenmengen analysieren, um Muster zu erkennen, Nachfrageprognosen zu erstellen und optimale Bestellzeitpunkte zu bestimmen. Diese Technologien ermöglichen es Hotels, Überbestände zu vermeiden und die Lagerhaltung effizienter zu gestalten. Darüber hinaus erleichtert die Digitalisierung die Prozessabwicklung, von der Bestellung bis zur Rechnungsstellung, was zu einer weiteren Reduzierung der Betriebskosten führt.

 

Nachhaltigkeit

Nachhaltigkeit ist ein weiteres Schlüsselelement in der Evolution des Einkaufs in der Hotelbranche. Hotels, die auf nachhaltige Produkte und Lieferanten setzen, nicht nur ihren ökologischen Fußabdruck verringern, sondern verbessern auch ihr Image bei umweltbewussten Verbrauchern. Digitale Tools helfen dabei, nachhaltige Lieferketten zu überwachen und sicherzustellen, dass die Umweltstandards eingehalten werden.

 

Erleichterung für Mitarbeiter und Qualitätssteigerung

Durch die Automatisierung des Einkaufsprozesses können Mitarbeiter von routinemäßigen Aufgaben entlastet werden und sich stattdessen auf Servicequalität und Gästeerlebnisse konzentrieren. Dies führt nicht nur zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit, sondern auch zu einer verbesserten Gästeerfahrung. Qualitätssteigerung wird somit nicht nur durch bessere Einkaufskonditionen, sondern auch durch zufriedenere Mitarbeiter erreicht.

 

Einsparung von Mitarbeiterressourcen

Die Digitalisierung und Automatisierung ermöglichen es Hotels, mit weniger Personal effizienter zu arbeiten. Diese Technologien reduzieren den Bedarf an manueller Dateneingabe und -verarbeitung, was zu einer deutlichen Reduzierung der Arbeitskosten führt.

 

Inventuren:

Inventuren in Hotels spielen eine entscheidende Rolle für das effektive Einkaufsmanagement und die Kostenkontrolle. Diese systematischen Überprüfungen aller vorhandenen Vermögenswerte und Warenbestände ermöglichen es Hotelmanagern, fundierte Entscheidungen über zukünftige Einkäufe und Strategien zur Kostenoptimierung zu treffen.

 

Die Bedeutung der Inventur für den Einkauf

Im Bereich des Einkaufs hilft eine regelmäßige Inventur, Überbestände zu vermeiden und sicherzustellen, dass das Hotel über die notwendigen Güter und Materialien verfügt, ohne dass Ressourcen verschwendet werden. Durch genaue Bestandsaufnahmen können Einkaufsmanager erkennen, welche Produkte regelmäßig genutzt werden und welche nur selten benötigt werden. Diese Daten sind entscheidend für das Verhandeln von Lieferverträgen, die nicht nur auf den Preis, sondern auch auf die Lieferfrequenz und -mengen abzielen. Eine genaue Bestandsführung hilft dabei, Fehlkäufe zu vermeiden und verbessert die Effizienz des gesamten Einkaufsprozesses.

 

Inventuren und Cost Control

Kostenkontrolle ist ein weiterer kritischer Aspekt, der durch regelmäßige Inventuren unterstützt wird. Durch das Erfassen aller verfügbaren Ressourcen können Manager Verluste durch Verderb, Diebstahl oder ineffiziente Nutzung von Ressourcen identifizieren. Inventuren ermöglichen es, Schwachstellen in der Lagerhaltung aufzudecken und Gegenmaßnahmen zu ergreifen. Beispielsweise kann eine häufige Überprüfung der Lebensmittelvorräte in der Küche dazu beitragen, die Verschwendung von Lebensmitteln zu reduzieren, indem genauer geplant wird, welche Mengen tatsächlich benötigt werden.

 

Praktische Umsetzung

Um Inventuren effektiv zu gestalten, sollten Hotels moderne Inventursoftware und -technologien nutzen, die Fehler bei der manuellen Eingabe minimieren und eine schnelle, präzise Erfassung der Bestände ermöglichen. RFID-Tags, Barcodescanner und integrierte Warenwirtschaftssysteme können dabei helfen, den Überblick zu behalten und Echtzeitdaten bereitzustellen. Darüber hinaus ist die Schulung des Personals in den Bestandsführungsprozessen unerlässlich, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter die Bedeutung der Genauigkeit und Regelmäßigkeit der Inventur verstehen und unterstützen.

 

Optimierung der Einkaufskosten durch strategische Ausschreibungen

Jo Oehler, CEO der Progros, hat darüber einige wichtige Inputs gegeben, welche ich hier verkürzt auch darstelle.

 

Der Bericht aktuelle Supply Chain Management Bericht" analysiert die Herausforderungen und Chancen des Supply Chain Managements (SCM) in der Hotellerie, insbesondere im Kontext des deutschen Hotelmarktes im Jahr 2024. Der Bericht von Jochen Oehler, Top Experte für Einkauf, Markenstrategie und SCM, beleuchtet die steigenden Einkaufskosten und den zunehmenden Kostendruck in der Hotellerie trotz steigender Umsätze.

 

Der Bericht argumentiert, dass es keine allgemeingültige Lösung gibt, da die Hotels in Bezug auf Standort, Gästemix, Betriebskonzept und andere Faktoren zu unterschiedlich sind. Stattdessen wird ein strategischer Ansatz vorgeschlagen, der mit einer Analyse beginnt und dann zu spezifischen Maßnahmen führt, um die verschiedenen Herausforderungen wie Kostendruck, Personalbedarf und Lieferkettenprobleme zu bewältigen.

 

Ein zentrales Thema des Berichts ist der Übergang vom Einkauf 2.0 zum Einkauf 3.0 - eine Bewegung hin zu einem strategischeren, digitalisierten SCM. Dies wird als entscheidend für die Verbesserung der Betriebsergebnisse von Hotels angesehen. Darüber hinaus wird Lean Management als Lösungsansatz vorgeschlagen, um effizientere und profitablere Prozesse ohne Qualitätseinbußen zu schaffen.

 

Der Bericht stellt auch fest, dass der Grad der Digitalisierung in der Hotellerie relativ gering ist, was Raum für erhebliche Verbesserungen bietet. Digitale Procure-to-Pay-Prozesse werden hervorgehoben, da sie bis zu sieben Mal schneller und kosteneffizienter sind als manuelle Prozesse.

 

Abschließend wird die Bedeutung des ESG-Rechtsrahmens diskutiert, der auf Nachhaltigkeit in der Beschaffung abzielt und in Zukunft stärker reguliert werden wird. Es wird deutlich, dass eine sorgfältige Dokumentation und nachhaltige Praktiken entscheidend sein werden, um die regulatorischen Anforderungen zu erfüllen und von großen Unternehmenskunden gebucht zu werden.

 

Nach den jüngsten Preisexplosionen und einer repräsentativen Studie des Marktforschungsinstituts HINFAM, geben 89% der Hoteliers an, dass Kostenoptimierung entscheidend ist, um zukünftig wettbewerbsfähig zu bleiben. Obwohl sich die Einkaufspreise momentan etwas entspannen, warnen Experten vor erneuten Preisanstiegen, die unmittelbar die Einkaufskosten erhöhen könnten. Dies betrifft alle Bereiche, einschließlich Energie und Versicherungen. Daher sollte jetzt der Fokus auf Ausschreibungen in den kostenintensiven Sortimentsbereichen liegen, insbesondere da Energiekosten für 79% der Hoteliers und Lebensmittel für 63% eine erhebliche finanzielle Belastung darstellen.

 

Welche Aspekte sind wichtig für eine gute Einkaufspolitik in der Branche:

 

Ausschreibungen vs. Preisvergleiche

Ausschreibungen bieten eine umfassende Analyse des kompletten Warensortiments inklusive aller Rahmenfaktoren wie Preise und Konditionen und sind somit deutlich effektiver als oberflächliche Preisvergleiche. Durch eine Warenkorbanalyse und das Re-Design des Warenkorbs können Artikel doppelt oder ähnlich gelistet und überflüssige Artikel eliminiert sowie neue, notwendige Produkte hinzugefügt werden. Diese strategische Neugestaltung optimiert den Warenkorb pro Sortiment, um den aktuellen und zukünftigen Bedarf des Hotels bestmöglich zu erfüllen.

 

 

Definition von Konditionen

Neben der technischen Bedarfsdefinition sollten auch kaufmännische Aspekte wie Zahlungs- und Lieferbedingungen, Rückvergütungen, Rabatte und weitere Vertragskonditionen klar definiert werden. Dies ermöglicht Anbietern, eine fundierte Kalkulation zu erstellen und erhöht die Effizienz der Einkaufsprozesse.

 

Trennung der fachlichen und kaufmännischen Kompetenzen

Im operativen Einkauf sollten fachliche und kaufmännische Kompetenzen getrennt werden. Während der Bedarfsträger den fachlichen Bedarf definiert, sollte ein kaufmännischer Experte die wirtschaftlichen Parameter festlegen und die Ausschreibung koordinieren. Diese Rollentrennung verbessert die Verhandlungsführung und verhindert Befangenheiten.

 

Stakeholder-Kommunikation

Ein professionelles Ausschreibungsmanagement erhöht die Transparenz und das Vertrauen unter den Stakeholdern eines Hotels. Es empfiehlt sich, Ausschreibungsergebnisse zu dokumentieren und diese den Beteiligten zu kommunizieren, um Professionalität und Ernsthaftigkeit im Kostenmanagement zu demonstrieren.

 

Schlussfolgerung

Professionelle Ausschreibungen bieten erhebliche Vorteile: Sie hinterfragen und optimieren regelmäßig Sortimente, reduzieren unnötige Produkte, erhöhen die Kosten-, Prozess- und Planungssicherheit und sparen Zeit durch den Wegfall ständiger Preisvergleiche. Durch eine strategische Herangehensweise an Ausschreibungen können Hotels ihre Einkaufskosten erheblich senken und ihre Wettbewerbsfähigkeit langfristig sichern.

 

Fazit

Die Zukunft des Einkaufs im Gastgewerbe

Das Gastgewerbe steht vor der Herausforderung, sich an ein dynamisches Marktumfeld anzupassen, das von steigenden Kosten und zunehmendem Wettbewerbsdruck geprägt ist. Die Zukunft des Einkaufs in dieser Branche wird entscheidend durch die fortschreitende Digitalisierung, den Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) und die verstärkte Beachtung von Nachhaltigkeitspraktiken geprägt.

 

Zentralverträge und Einkaufsgemeinschaften** bieten eine effektive Lösung, um Einkaufsmacht zu bündeln und bessere Konditionen zu erzielen. Diese Ansätze helfen Hotels, Kosten zu senken und die Effizienz zu steigern, indem sie größere Mengen zu günstigeren Preisen einkaufen.

 

Die Integration von KI und digitalen Technologien verändert den Einkaufsprozess, indem sie eine genauere Datenanalyse, Bedarfsprognosen und die Optimierung des Bestellzeitpunkts ermöglicht. Diese Technologien fördern eine effizientere Lagerhaltung und Prozessabläufe, was letztlich zu einer Senkung der Betriebskosten führt.

 

Nachhaltigkeitsinitiativen gewinnen zunehmend an Bedeutung, da Hotels versuchen, ihren ökologischen Fußabdruck zu reduzieren und ihr Image bei umweltbewussten Verbrauchern zu verbessern. Der Einsatz nachhaltiger Produkte und die Überwachung der Lieferketten mit digitalen Tools sind entscheidend, um Umweltstandards zu gewährleisten.

 

Die Automatisierung des Einkaufsprozesses entlastet das Personal von Routineaufgaben und ermöglicht es ihm, sich auf die Servicequalität und das Gästeerlebnis zu konzentrieren. Dies trägt nicht nur zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit bei, sondern verbessert auch direkt das Gästeerlebnis.

 

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Hotels, die innovative Einkaufsstrategien und -technologien adaptieren, sich nicht nur als Branchenführer positionieren, sondern auch ihre Marktposition und Wettbewerbsfähigkeit deutlich verbessern. Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der intelligenten Kombination von technologischer Innovation, strategischer Planung und nachhaltigem Management. Die Rolle von Unternehmen wie Progros, die sowohl die Technologie als auch das Know-how zur Optimierung von Einkaufsprozessen bereitstellen, wird dabei immer wichtiger. Diese Entwicklungen ermöglichen es Hotels, ihre Prozesseffizienz zu steigern, Kosten zu senken und eine nachhaltige Unternehmensführung zu fördern, um so für die Herausforderungen der Zukunft bestens gerüstet zu sein.

   

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